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by Margit Link-Rodrigue

8 Quality management

VisualWikitext
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<bookshelf src="Book:User manual" />
<bookshelf src="Book:User manual" />


Um die Qualität einer Wikiseite zu gewährleisten, gibt es zahlreiche Werkzeuge zum Qualitätsmanagement.
There are numerous quality management tools available to ensure the quality of a wiki page.
{{TOClimit|limit=1}}
{{TOClimit|limit=1}}
==Dokumentenlenkung==
==Document control==
In BlueSpice können viele  Benutzer Informationen  erstellen. Spezialisten können den Inhalt dann überprüfen. Dies stellt sicher, dass die Qualität der Inhalte den Standards Ihrer Organisation entspricht. Dabei ist zu beachten, dass rigide Qualitätskontrollen und -prozesse schnell die Autonomie der Mitarbeiter einschränken. Trotz der Möglichkeit zur Qualitätskontrolle sollten Sie daher immer sicherstellen, dass Sie keine unnötigen Hürden einbauen, die die Akzeptanz des Wikis beeinträchtigen.<section begin="training-maintainer"></section><div>
In BlueSpice, many users can create information. Specialists can then review the content. This ensures that the quality of the content meets your organization's standards. It should be noted that rigid quality controls and processes quickly limit employee autonomy. Despite the possibility of quality control, you should therefore always ensure that you do not introduce unnecessary hurdles that affect the acceptance of the wiki.<section begin="training-maintainer"></section><div>
Folgende Bereiche sollten für die Qualitätssicherung im Wiki im Auge behalten werden:
The following areas should be kept in mind for quality assurance in the wiki:


#Document quality ([[Manual:Quality management#Quality tools|Quality tools]], Templates)
#Document quality ([[Manual:Quality management#Quality tools|Quality tools]], Templates)
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==Approval==
==Approval==
<div>Wenn die Seiten in einem Namesraum eine veröffentlichte und eine Entwurfsversion haben sollen, muss die Einstellung [[Manual:Extension/BlueSpiceNamespaceManager#Einen_Namensraum_erstellen|Freigabe]] für diesen Namesraum aktiviert werden. Alle Änderungen an einer Seite werden in einer Entwurfsversion erfasst, bis ein Benutzer mit Freigaberechten die Seite akzeptiert.</div>
<div>If the pages in a namespace should have a published and a draft version, the [[Manual:Extension/BlueSpiceNamespaceManager#Creating_a_namespace|Approval]] setting must be enabled for that namespace. All changes to a page are recorded in a draft version until a user with approval rights accepts the page.</div>


In der Konfigurationsvewaltung gibt es eine globale Option, mit der festgelegt werden kann, welche Benutzergruppen unveröffentlichte Inhalt lesen dürfen. Standardmäßig können alle angemeldeten Benutzer Entwürfe einsehen.
There is a global option in the configuration manager that can be used to specify which user groups can read unpublished content. By default, all logged in users can view drafts.


===Eigenschaften===
===Features===


*'''Revision-based:''' Distinguish between initial draft, draft, and approved
*'''External files:''' Embedded media and templates are "frozen"
*'''Automatic approval''' as a result of a review possible
*'''Read-only rights''' for drafts can be configured (with caution)


*'''Revisionsbasiert:''' Unterscheidung zwischen Erstentwurf, Entwurf, und freigegeben
<span class="bi bi-arrow-right-circle"></span> [[Manual:Extension/BlueSpiceNamespaceManager#Creating_a_namespace|More info on approval]]
*'''Externe Dateien:''' Eingebettete Medien und Vorlagen werden "eingefroren"
*'''Automatische Freigabe''' als Ergebnis einer Begutachtung möglich
*'''Leserechte''' für Entwürfe können (mit Vorsicht) konfiguriert werden
 
<span class="bi bi-arrow-right-circle"></span> [[Manual:Extension/BlueSpiceNamespaceManager#Einen_Namensraum_erstellen|Mehr Info zu Freigabe]]


==Workflows==
==Workflows==
<div>Wenn ein dokumentierter Überprüfungsprozess erwünscht ist, können Benutzer einen Workflow starten. Es gibt 4 mitgelieferte Workflows:
<div>If a documented review process is desired, users can start a workflow. There are 4 included workflows:


*Freigabe
*Release
*Qualitätsgesicherte Begutachtung
*Quality-assured review
*Gruppen-Feedback
*Group feedback
*Feedback
*Feedback
</div>
</div>
===Eigenschaften===
===Properties===


 
*'''Usually only one active review''' is possible per page
*'''Meistens nur eine aktive Begutachtung''' pro Seite möglich
*'''Approval''' or '''rejection''' of participants in approval workflows
*'''Zustimmung''' oder '''Ablehnung''' der Teilnehmer bei Freigabe-Worfklows
*'''Checkout:''' Page is locked for editing in the approval workflows
*'''Checkout:''' Seite ist in den Freigabeworkflows zur Bearbeitung gesperrt
*'''Special page''' Workflows overview
*'''Spezialseite''' Workflows Übersicht
*'''BPMN-'''based
*'''BPMN-'''basiert
<br />
<br />
<span class="bi bi-arrow-right-circle"></span> [[Manual:Extension/Workflows|Mehr Info zu Workflows]]
<span class="bi bi-arrow-right-circle"></span> [[Manual:Extension/Workflows|More info on workflows]]


==Currentness==
<div>If a page contains content with a known lifecycle, you can specify that the page expires on a specific date. On the expiration date, an "Outdated" watermark is added to the page if the corresponding option is set in the [[Manual:Extension/BlueSpiceConfigManager|ConfigManager]]. In addition, a reminder can be set so that the user receives a notification when the page expires. The expiration can be deleted from the page at any time.</div>


===Properties===


==Aktualität==
*'''Watermark''' in the page background and in the PDF (depending on global configuration)
<div>Wenn eine Seite Inhalte mit einem bekannten Lebenszyklus enthält, kann festgelegt werden, dass die Seite an einem bestimmten Datum abläuft. Am Ablaufdatum wird der Seite ein Wasserzeichen "Veraltet" hinzugefügt, wenn die entsprechende Option im [[Manual:Extension/BlueSpiceConfigManager|ConfigManager]] eingestellt ist. Darüber hinaus kann eine Erinnerung festgelegt werden, damit der Benutzer eine Benachrichtigung erhält, wenn die Seite abläuft. Der Ablauf kann jederzeit von der Seite gelöscht werden.</div>
*'''Overview list''': ''Special:Outdated_pages''
 
*'''Reminder''' can be activated when creating
===Eigenschaften===
*'''Duration:''' Outdatedness can be deleted at any time
 
 
*'''Wasserzeichen''' im Seitenhintergrund und im PDF (abhängig von globaler Konfiguration)
*'''Übersichtsliste''': ''Spezial:Veraltete_Seiten''
*'''Erinnerung''' beim Erstellen aktivierbar
*'''Dauer:''' Veraltung ist jederzeit löschbar


<br />
<br />
<span class="bi bi-arrow-right-circle"></span> [[Manual:Extension/BlueSpiceExpiry|Mehr Info zu Aktualität]]
<span class="bi bi-arrow-right-circle"></span> [[Manual:Extension/BlueSpiceExpiry|More info on expiry]]


==Erinnerung==
==Reminder==
Ein Benutzer kann eine Erinnerung für eine Seite erstellen, indem er ein Erinnerungsdatum auswählt und einen optionalen Kommentar hinzufügt. Erinnerungen können von Administratoren auch für andere Benutzer erstellt werden und sind eine schnelle und informelle Möglichkeit, Fälligkeitstermine für seitenbezogene Aufgaben festzulegen.
A user can create a reminder for a page by selecting a reminder date and adding an optional comment. Reminders can also be created by administrators for other users and are a quick and informal way to set due dates for page-related tasks.


===Eigenschaften===
===Properties===
*'''Benachrichtigung''' über eigene Erinnerungen erhält eine Benachrichtigung (in Benutzereinstellungen deaktivierbar)
*'''Notification''' of your own reminders receives a notification (can be deactivated in user settings)
*'''Wiederkehrende Erinnerungen''' möglich
*'''Recurring reminders''' possible
*'''Erinnerungsliste:''' Spezialseite für Administratoren (unter Globale Aktionen)
*'''Reminder list:''' Special page for administrators (under Global Actions)
*'''Schnellzugriff''' über das persönliche Benutzermenü
*'''Quick access''' via the personal user menu
<br />
<br />
<span class="bi bi-arrow-right-circle"></span> [[Manual:Extension/BlueSpiceReminder|Mehr Info zu Erinnerung]]
<span class="bi bi-arrow-right-circle"></span> [[Manual:Extension/BlueSpiceReminder|More info on reminders]]
 
==Zuweisung==
Seitenzuweisungen bieten die Möglichkeit, einem oder mehreren Benutzern oder Benutzergruppen die redaktionelle Verantwortung für eine Seite zu übertragen. Es ist auch möglich, einen Namensraum so einzurichten, dass zugewiesene Benutzer eine Lesebestätigung für jede größere Änderung an einer Seite abgeben müssen. Da Zuweisungen im Wiki als Seitenattribut zur Verfügung stehen, können sie in [[SMW-Abfragen|semantischen Abfragen]] verwendet werden.
 
===Eigenschaften===
 
 
*'''Benachrichtigung''' bei Änderung der Seitenzuweisung (in Benutzereinstellungen deaktivierbar)
*'''Transparenz:''' Zugewiesene Benutzer sind in den Seiteninformationen aufgeführt
*'''Zuweisungsverwaltung:''' Spezialseite für Administratoren
*'''Schnellzugriff''' auf eigene Zuweisungen über das persönliche Benutzermenü
*'''Lesebestätigung möglich:''' Zugewiesene Benutzer müssen dann das Lesen von Änderungen an der Seite bestätigen (Namensraum-spezifisch)
 
<br />
<span class="bi bi-arrow-right-circle"></span> [[Manual:Extension/BlueSpicePageAssignments|Mehr Info zu Zuweisungen]]
 
==Seiteninformationen==
Die Seiteninformationen geben Ihnen einige interessante Statistiken über die Seite. Anhand dieser Informationen können Sie entscheiden, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung der Seite erforderlich sind.Informationen, die auf dieser Seite aufgelistet sind:
 
*Anzahl der Beobachter der Seite
*Alle Bearbeiter, letzte Bearbeitung
*Eigenschaften: Eingebundene Vorlagen, eingebundene Bilder, interne und externe Links,  Kategorien
*Aktualität der Seite
*Autoren der Seite
*Leser der Seite (nur für Administratoren sichtbar)
*Erinnerungen (alle Erinnerungen nur für Administratoren sichtbar, ansonsten eigene Erinnerungen)
 
==Berechtigungen==
 
Diese Berechtigungstabelle zeigt, welche Rollen das erforderliche Recht haben, verschiedene Qualitätssicherungsaktionen durchzuführen. Der Name des Rechts, das eine bestimmte Berechtigung erteilt, wird in Klammern angezeigt:
<br />
 


{| class="sortable widefirst table-scroll"
==Assignment==
!QM permissions
Page assignments offer the possibility of giving one or more users or user groups the editorial responsibility for a page
!user (read)
!editor
!reviewer
!admin
!maintenance-admin
!bot
|-
|Can create and manage '''assignments''' for all users ''(pageassignments)''
|
|
|x
|x
|x
|
|-
|Can be assigned to a '''page''' ''(pageassigneable)''
|x
|
|
|
|
|
|-
|Can create and manage '''reminders''' for all users. ''(remindereditall)''
|
|
|
|x
|x
|
|-
|Can create and manage their own '''reminders''' ''(read)''
|x
|
|
|
|
|
|-
|Can create and manage '''expiry''' of pages. ''(expire article)''
|
|x
|
|x
|x
|
|-
|Can execute '''workflows''' ''(workflows-execute)''
|
|x
|x
|x
|
|
|-
|Can view '''workflow''' elements ''(workflows-view)''
|x
|
|
|
|
|
|-
|Can manage '''workflows''' ''(workflows-admin)''
|
|
|
|x
|
|
|-
|Can '''release''' ''(review)'' a page
|
|
|x
|x
|x
|
|-
|Own changes are '''automatically released''' ''(autoreview)''
|
|
|
|
|x
|x
|-
|Rolled-back changes are '''automatically released''' ''(autoreviewrestore)''
|
|
|
|
|x
|x
|}
<br />{{Box_Links-en  
<br />{{Box_Links-en  
|Topic1= [[Manual:Extension/BlueSpiceNamespaceManager| Namespace manager]]
|Topic1= [[Manual:Extension/BlueSpiceNamespaceManager| Namespace manager]]

Revision as of 11:27, 28 October 2024

There are numerous quality management tools available to ensure the quality of a wiki page.

Document control

In BlueSpice, many users can create information. Specialists can then review the content. This ensures that the quality of the content meets your organization's standards. It should be noted that rigid quality controls and processes quickly limit employee autonomy. Despite the possibility of quality control, you should therefore always ensure that you do not introduce unnecessary hurdles that affect the acceptance of the wiki.

The following areas should be kept in mind for quality assurance in the wiki:

  1. Document quality (Quality tools, Templates)
  2. Content organization (Structure, Portal pages, Queries)
  3. Wiki maintenance (Special pages, Processes, Watchlist, Notifications)

Quality tools

BlueSpice free

  • Page assignments (5)
  • Page information (6)

BlueSpice pro

  • Approvals (1)
  • Workflow (2)
  • Expiry (3)
  • Reminder (4)
  • Page assignments (5)
  • Page information (6)

Template:Message box.

Approval

If the pages in a namespace should have a published and a draft version, the Approval setting must be enabled for that namespace. All changes to a page are recorded in a draft version until a user with approval rights accepts the page.

There is a global option in the configuration manager that can be used to specify which user groups can read unpublished content. By default, all logged in users can view drafts.

Features

  • Revision-based: Distinguish between initial draft, draft, and approved
  • External files: Embedded media and templates are "frozen"
  • Automatic approval as a result of a review possible
  • Read-only rights for drafts can be configured (with caution)

More info on approval

Workflows

If a documented review process is desired, users can start a workflow. There are 4 included workflows:
  • Release
  • Quality-assured review
  • Group feedback
  • Feedback

Properties

  • Usually only one active review is possible per page
  • Approval or rejection of participants in approval workflows
  • Checkout: Page is locked for editing in the approval workflows
  • Special page Workflows overview
  • BPMN-based


More info on workflows

Currentness

If a page contains content with a known lifecycle, you can specify that the page expires on a specific date. On the expiration date, an "Outdated" watermark is added to the page if the corresponding option is set in the ConfigManager. In addition, a reminder can be set so that the user receives a notification when the page expires. The expiration can be deleted from the page at any time.

Properties

  • Watermark in the page background and in the PDF (depending on global configuration)
  • Overview list: Special:Outdated_pages
  • Reminder can be activated when creating
  • Duration: Outdatedness can be deleted at any time


More info on expiry

Reminder

A user can create a reminder for a page by selecting a reminder date and adding an optional comment. Reminders can also be created by administrators for other users and are a quick and informal way to set due dates for page-related tasks.

Properties

  • Notification of your own reminders receives a notification (can be deactivated in user settings)
  • Recurring reminders possible
  • Reminder list: Special page for administrators (under Global Actions)
  • Quick access via the personal user menu


More info on reminders

Assignment

Page assignments offer the possibility of giving one or more users or user groups the editorial responsibility for a page


Related info





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